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合肥职业技术学院(党委)办公室内设机构及岗位职责

主任:王海

岗位职责:

领导和主持办公室各项工作

1.安排党委会、校长办公会等会议,以及全校性会议;

2.负责组织、协调学校重大活动;

3.负责党委与行政的协调,督促检查学校决策的实施和重要事项的贯彻落实情况;

4.负责党务公开、校务公开等工作;

5.组织、协调有关接待工作;

6.协调做好全校安全稳定工作和应对紧急突发事件;

7.统筹学校规章制度体系建设工作;

8.全面负责文秘与信息、机要与保密、档案管理与统计、外事工作;

9.做好领导安排的其它工作等。


副主任:慈龙保

岗位职责:

1.分管行政管理日常工作;负责校长办公会会议议题收集、会议通知、会议纪要审核工作;

2.做好学校领导及有关职能部门与上级主管部门、兄弟院校、国(境)外之间的工作交流、学术研究等业务联络工作;

3.负责做好校外来宾、来访人员的公务接待工作;

4.负责行政有关会议的组织安排及会务工作,组织起草会议有关文件、报告、汇报材料等,检查会议决议落实执行情况;

5.负责学校通讯保障、电话管理、电话费及通讯补贴的审核;

6.负责学校承办会议的会务组织与接待工作;

7.负责发展类信息收集工作,组织和参与调查研究,向领导传递综合信息,反馈各方面的动态,为领导决策和指导工作提供可靠的依据;

8.负责学校重大活动的组织安排和协调工作;

9.负责办公室人员工作考核和办公环境的建设和管理工作;

10.负责党政办公室网站建设工作;

11.负责党政办公室人员岗位津贴的审核;

12.负责突发事件的组织协调工作、工作汇报与信息交流和沟通工作;

13.分管行政科、外事科及校务公开工作。


副主任:朱鹏飞

岗位职责:

1.分管党务日常工作;负责党委会会议议题收集、会议通知、会议纪要审核工作;

2.负责党建类信息收集工作,组织和参与调查研究,向领导传递综合信息,反馈各方面的动态,为领导决策和指导工作提供可靠的依据;

3.负责党委有关会议的组织安排及会务工作,组织起草会议有关文件,检查会议决议落实执行情况;

4.负责党政主要领导重要会议、活动的讲话材料起草、审核工作。

5.负责信访工作,协调解决信访工作中的问题;

6.负责信息报送工作;

7.负责机要管理和保密日常工作;

8.负责督促档案室编撰学校大事记和年鉴并进行审核;

9.分管秘书科、综合档案室。


秘书科

部门职责:

主要完成办文相关工作。起草领导讲话稿及综合性材料,四大公务系统及机要室运行,管理印信,报送信息等

科长:王文迪

岗位职责:

在部门负责人领导下,主持秘书科日常工作。

1.组织起草学校党委和行政年度工作总结、计划、全校性工作报告以及有关重要文件;

2.组织起草学校领导讲话稿,协助组织全校性党政会议;

3.负责学校党委、行政重要公文、全校性通知公告的起草、审核、发布工作.

4.负责学校党委、行政等公文的审核、编辑、登记、编号、校核、分发、存档等工作;

5.组织制定、修订各项规章制度,编印制度汇编;

6.负责开展调查研究,收集整理、综合分析信息,向校领导和校内有关部门提供信息,做好信息上报工作;

7.负责学校办公自动化系统的业务管理和功能拓展;  

8.审核、发布全校性通知、公告;

9.负责学校党委印鉴、书记签章以及党委办公室印章的管理与使用;

10.负责部门年度考核工作;

11.协助做好上级各类检查、评估、考核工作;

12.统筹安排、协助指导科室成员做好相关工作;

13.协助部门领导做好办公室相关工作;

14.完成领导交办的其他工作。

科员:张欢

岗位职责:

1.负责外单位来文的接收、登记、呈批、传阅、管理、归档等工作;

2.负责学校行政印鉴、校长签章以及办公室印章的管理与使用;

3.负责主要领导外出报备、会议请假、会议回执填报等工作;

4.协助做好学校保密工作领导小组日常事务,负责学校保密工作年度计划、总结等文字材料起草报送工作;负责密码设备  的保管维护、操作使用等机要室日常使用、管理工作;负责做好迎接上级机要部门检查、评估等工作;

5.负责各类机要文件、资料和内部刊物的领取、接收、查验、登记、呈批、传阅、管理、清销工作;

6.负责信息报送中信息的收集、梳理和提炼工作;

7.负责省教育厅、合肥市政府、市教育局电子公务系统的运行,以及平台信息报送工作;

8.协助做好学校办公自动化系统相关业务管理工作;

9.协助做好秘书科其他工作;

10.完成领导交办的其他工作。

科员:黄飞

岗位职责:

在部门领导的指导下,负责相关会议和科室日常工作。

1.协助组织全校性党政会议,协助起草领导讲话稿;

2.负责党委会、校长办公会议题征集、材料编印、会议通知、会议记录、会议纪要;

3.负责出具学校对外介绍信、考察函、证明等材料;

4.负责学校各类传真件的收发、登记及传真机的管理工作;

5.负责学校对外贺信、公函、致辞等起草工作;

6.负责学校领导接待日工作;

7.协助做好学校办公自动化系统相关业务管理;

8.协助开展调查研究,收集整理、综合分析信息,向校领导和校内有关部门提供信息,做好信息报送工作;

9.协助组织制定、修订各项规章制度,编印制度汇编;

10.协助做好部门考核工作;

11.协助做好办公室其他相关工作;

12.完成领导交办的其他工作。


行政科

部门职责:

主要完成办会、督查相关工作。统筹协调学校各类重要会议、重大活动;完成各类重要会议会务工作;督查督办学校重点工作;上级及外单位来访接待工作等

科长:张寻

岗位职责:

1.协调学校多部门参与的党政事务,组织协调全校性重要会议、大型活动和重要接待工作;

2.负责党委会、校长办公会等重要会议的会务工作;

3.负责上级领导机关、兄弟单位等来宾莅校视察、参观、访问的相关接待工作,协助做好外事接待工作;

4.负责安排校级领导工作日程及出差事宜,做好有关服务工作;

5.整理、报送领导重要活动信息,落实并发布“学校周、月重点工作安排”;

6.负责学校行政部门会议室使用管理;

7.负责办公电话的使用管理及缴费工作;

8.负责学校工作餐申请审核、安排及工作餐费用结算工作

9.负责学校领导、学校办公室办公物品及资产的管理,编制办公室年度预算。

10.办公室网站信息更新与维护;

11.负责车队日常管理、驾驶员考核管理及学校应急保障用车安排工作。

12.完成领导交办的其他工作。

科员:张蓉

岗位职责:

1.协助做好上级领导机关、兄弟单位等来宾莅校视察、参观、访问的相关接待工作,及学校重大活动、重要会议的相关接待工作;

2.督办下列事项并推动办理落实:

(1)上级部门决策部署贯彻落实情况;

(2)学校党政事业规划、工作要点计划等的落实执行情况;

(3)学校党委会、校长办公会等重要会议议定事项的落实情况;

(4)校领导批办、交办、转办的重要公文和事项的落实情况;

(5)师生员工意见建议和有关信访问题协调处理的落实情况;

(6)学校重要规章制度的执行落实情况;

(7)其他涉及面广、具有重要影响、需要督查督办的事项;

3.协助做好工作餐申请审核、安排及工作餐费用结算工作;

4.统筹全校及办公室的值班安排,核算学校行政值班费用,并按时印发值班专报。

5.校领导和办公室报刊杂志订阅。

6.完成领导交办的其他工作。


外事科

部门职责:

主要完成学校涉外相关工作

外事秘书:丁宜

岗位职责:

在部门负责人领导下,主持外事科日常工作,具体如下:

1.负责制定学校外事工作的规章制度和工作规划、年度计划和年度总结;负责制定外事突发事件应急预案,对重大涉外问题及时向主管校领导及上级外事领导部门汇报;负责港澳台相关工作;做好上级外事部门(省教育厅外事处、省外办、市外办、市外专局等)的来文办理工作;

2.负责外事接待工作,负责来访外宾(包括上级主管单位和兄弟单位委托代为接待的外宾)的邀请工作,负责做好接待工作。包括发送邀请函、协助办理来华签证、对接行程安排、协助预定住宿、协助做好翻译工作等;负责外事活动礼品的筹划、购置、交换、赠送、登记、归档等管理工作;

3.协助制定外事年度经费预算、决算, 包括中外合作办学项目预算和因公出国(境)等预算;协助外事经费的使用和管理;

4.协助学校各类因公出国(境)人员的派出审查及管理工作;负责办理学校各类因公出国(境)手续,包括上报出访计划、准备申报材料、办理护照和签证、组织行前培训、收集行后材料等;

5.负责学校国际交流项目的归口工作;负责国际、港澳台地区校际合作项目的联络、对接、洽谈工作;协助申报中外合作办学项目,协助做好中外合作办学项目的签订、管理、评估等工作,协助做好中外合作项目负责人的选聘、管理、考核工作;协助做好鲁班工坊项目、中外人文交流等项目的申报与管理工作;

6.协助做好外籍专家和教师的聘请和管理工作;负责办理外国专家和教师的来华工作手续,包括办理签证、外国人来华居留许可证、外国人来华工作许可证等,做好外国人来华工作管理服务系统(网站)的管理与维护工作;协助做好外籍专家和教师来华的校内外报备工作;协助做好外籍专家和教师的工资发放、相关医疗费用结算等工作;

7.协助做好来华留学生、港澳台学生的招生与管理工作;协助办理来华留学的相关手续;

8.协助做好境外办学及培训等工作,协助中外合作办学项目中在校生赴境外学习的相关手续办理工作;

9.加强对外宣传工作,提升学校国际知名度;

10.完成领导交办的各项工作。



综合档案室

部门职责:

主要完成学校档案管理相关工作

档案室主任:许德斌

岗位职责:

主持综合档案室全面工作,具体负责如下:

1.负责党群类、行政类、外事类、出版物类、电子类档案的收集整理及利用等工作。

2.负责档案信息化建设及档案编研等工作。







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